Ein Arbeitszeugnis muss in den gewählten Formulierungen die Bewertung der Leistung und Führung des Arbeitnehmers transportieren.
Der Arbeitgeber ist hierbei an die „Wohlwollenspflicht“ aber auch an die „Wahrheitspflicht“ gebunden.
Hierdurch hat sich eine Vielzahl von „Codierungen“ in den Formulierungen von Arbeitszeugnissen ergeben.
Aber auch die äußere Form, also der formale Rahmen des Arbeitszeugnisses muss einigen Standards genügen, damit sie nicht als negativ bewertet werden.
Hierbei kann dies negativ auf Arbeitnehmer aber auch auf den Arbeitgeber (Zeugnisaussteller) zurückfallen.
Im Folgenden möchte ich aufzeigen, auf was speziell in den formellen Anforderungen bei der Ausstellung eines Arbeitszeugnisses zu beachten ist.
Grundlegende Form des Arbeitszeugnisses
Fehlt es bereits hier an grundlegenden Dingen, ist ggf. die Pflicht zur Zeugniserteilung im Sinne der gesetzlichen Bestimmungen durch den Arbeitgeber nicht erfüllt.
Jeder Arbeitnehmer der ein derartiges, in der Form mangelhaftes Arbeitszeugnis erhält, sollte schnellstmöglich eine Nachbesserung einfordern. Schließlich können solche Formfehler dem Arbeitnehmer bei einer zukünftigen Bewerbung zur Stolperfalle werden.
Äußerer Eindruck
Die äußere Form des Zeugnisses, muss wie auch die Leistungsbeurteilung der Bedeutung für das weitere berufliche Fortkommen des Arbeitnehmers Rechnung tragen. Ebenso darf Form und Inhalt des Zeugnisses nicht im Widerspruch stehen – da dies auch als codierte Botschaft ausgelegt werden könnte.
Die nachfolgend aufgeführten Punkte, stellen die wichtigsten Regeln für die formale Zeugniserstellung dar:
Geschäftspapier und Angaben zum Arbeitgeber
Hier soll nun nochmals ein besonderer Blick auf das für das Arbeitszeugnis verwendete Geschäftspapier geworfen werden.
Der Arbeitgeber muss auf dem Arbeitszeugnis mit Name und Anschrift erkennbar sein, damit dieser zweifelsfrei identifiziert werden kann.
Üblicherweise wird dies mit dem vom Arbeitgeber regelmäßig verwendeten Geschäftspapier erreicht.
Hierbei ist darauf zu achten, dass die Adresse sowie die Firmenbezeichnung eindeutig zu erkennen sein muss. Falls vorhanden, müssen der oder die Geschäftsführer oder Vorstandsmitglieder namentlich genannt sein. In Konzernen ist das Zeugnis auf dem Bogen des Unternehmens auszustellen, dem der Arbeitnehmer laut Vertrag angehört.
Ausstellungsort und Ausstellungsdatum
Der Ausstellungsort und insbesondere das Ausstellungsdatum sind nochmals besonders zu beachten.
Ausstellungsort und Ausstellungsdatum sollte am Ende des Zeugnisses bei der Unterschrift hinzugefügt werden.
Der Ausstellungsort entspricht dem Ort, an dem das Unternehmen (für das der Mitarbeiter tätig war) ihren Hauptsitz hat.
Das Ausstellungsdatum sollte formell dem letzten Tag des Arbeitsverhältnisses (Austrittsdatum) übereinstimmen. Maßgeblich ist die rechtliche Beendigung des Arbeitsverhältnisses, nicht die tatsächliche (z.B. bei einer Freistellung).
Liegt das Ausstellungsdatum deutlich hinter dem Austrittsdatum, so kann dies den Eindruck erwecken, das Zeugnis sei nach Abschluss eines Zeugnisrechtsstreits nachträglich verfasst worden. Hat der Arbeitnehmer die Verzögerung der Ausstellung nicht verschuldet oder wurde das Zeugnis im Rahmen eines Zeugnisberichtigungsstreits neu erteilt, so ist es rückzudatieren.
Fordert der Arbeitnehmer hingegen erst nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen ein Zeugnis an, so darf dieses das tatsächliche Ausstellungsdatum tragen; eine Rückdatierung kann vom Arbeitnehmer nicht verlangt werden, steht aber im Ermessen des Arbeitgebers.
Deshalb ist es jedem Arbeitnehmer anzuraten, darauf zu achten, dass das Ausstellungsdatum des Arbeitszeugnisses dem Datum der rechtlichen Beendigung entspricht.
Eine Ausstellung vor rechtlichem Abschluss des Arbeitsverhältnisses ist grundsätzlich möglich, kann aber den Ruf des Arbeitgebers schädigen, wenn der Arbeitnehmer das vordatierte Zeugnis für Bewerbungen benutzt. In diesem Fall ist zu empfehlen, dem Arbeitnehmer zunächst ein Zwischenzeugnis zu erteilen.
Unterschrift
Nun möchte man meinen, dass es an der Unterschrift nichts zu deuteln gäbe – weit gefehlt!
Abgesehen davon, dass die Unterschrift eigenhändig sein muss (eine Paraphe oder gar ein Stempel ist unzulässig) ist die Unterschrift immer dann nicht ordnungsgemäß, wenn sie überdimensioniert ist und im Wesentlichen aus bloßen Auf- und Abwärtslinien besteht, da der Arbeitgeber auf diese Weise beim Leser Zweifel über die Ernsthaftigkeit des Zeugnistextes erzeugt (siehe Urteil LAG Nürnberg - 03.08.2005 - AZ: 4 Ta 153/05).
Unterhalb der eigenhändigen Unterschrift bedarf es einer maschinenschriftlichen Namensangabe, um den Unterzeichner eindeutig zu identifizieren. Ein Arbeitszeugnis sollte niemals von einem „Anonymus“ ausgestellt werden.
Und wer darf nun das Zeugnis unterzeichnen?
Es muss eine Person sein, die die Leistung des Arbeitnehmers auch beurteilen kann – dies wird in der Regel der direkte oder nächsthöhere Vorgesetzte sein – bei kleineren Unternehmen oder bei höherrangigen Positionen ist wohl immer der Geschäftsführer / Geschäftsführerin heranzuziehen. Im Zweifelsfall ist es auch zulässig, dass die Personalleitung das Zeugnis unterschreibt.
Wie man also sieht, gibt es bereits bei den formalen Dingen einiges zu beachten und auch einige Fallstricke über die man leicht stolpern kann.
Über eine Leistungsbeurteilung kann man im Zweifel mit dem früheren Arbeitgeber streiten – aber die äußere Form des Arbeitszeugnisses sollte immer korrekt sein – auch im Interesse des Zeugnisausstellers.
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